E-Mails können schnell zu Zeit fressenden Produktivitätskillern werden, wenn man sich nicht ein paar Verhaltensweisen aneignet. Denn jedes Mal in sofortigen Aktionismus zu verfallen, sobald eine neue Mail im Posteingang auftaucht, lenkt von der eigentlichen Arbeit ab. Der Überblick kann auch schnell verloren gehen, wenn zu viele Mailinglisten abonniert werden. Insgesamt steigt die Anzahl an E-Mails ständig, daher haben wir zu wenig Zeit, uns mit jeder einzelnen davon eingehend zu befassen.

Die Menge an Mails reduzieren

Viele kennen das Problem: Man hat unzählige Newsletter oder interne Mailinglisten abonniert. Daher sollte man nur diejenigen abonnieren, die auch interessant sind. Ebenso sollte man akzeptieren, dass nicht jede E-Mail beantwortet werden muss. Reine Informationen können nach dem Lesen archiviert oder gleich ganz gelöscht werden.

Eigene Prozesse optimieren

Um die Bearbeitungszeit für eingehende Mails zu verkürzen, gibt es mehrere Ansätze. Es beginnt mit der Sortierung des Eingangs. So können Mails, welche noch beantwortet werden müssen, in einen entsprechenden Ordner verschoben werden, während andere gleich ins Archiv gehen. Dies sollte gleich beim ersten Öffnen geschehen, damit bleibt der Eingang übersichtlich. Ebenfalls hilfreich sind fest eingeplante Zeiten für die Mailbearbeitung. So bleibt der Rest des Tages frei für andere Arbeiten.

Delegieren und automatisieren

Mit Kollaborations-Tools lassen sich E-Mails an die entsprechenden Personen weiterleiten, wenn man nicht selbst zuständig ist. In den Ferien sollte man unbedingt automatische Weiterleitungen an die Vertretung einrichten, um am ersten Arbeitstag nicht von einem überquellenden Postfach begrüsst zu werden. Jedes E-Mail-Programm bietet zum schnellen Arbeiten ausserdem Tastenkombinationen an, welche viel Zeit sparen können.

Über den sinnvollen Umgang mit dem E-Mail-Eingang berichtete Inken Kuhlmann-Rhinow im HubSpot Blog.