Mängel bei der Buchhaltung können teuer werden
Wer Fristen bei Steuern und Jahresrechnung nicht einhält, kann gebüsst werden. Im schlimmsten Fall drohen bei einer verspäteten Abgabe der Steuererklärung Strafen von bis zu 10’000 Franken oder man bekommt kurzfristigen Besuch vom Steuerprüfer. In der für viele ICT-Reseller aktuell sehr schweren Wirtschaftslage passiert dies leider manchmal schneller, als einem lieb ist. Deshalb ist es für Geschäftsführer wichtig, Termine im Jahres-Finanzkalender gut im Auge zu behalten.
Jeder kennt es – das Tagesgeschäft hält einen in Atem. Pflege der Buchhaltung, Finanzabschlüsse, Steuererklärungen und gesellschaftsrechtliche Pflichten werden gerne anderen Prioritäten geopfert. Trotzdem sollte sich jeder Geschäftsführer im Klaren sein, welche Risiken er mit Fristüberschreitungen oder gar dem Aussetzen von Generalversammlung, Jahresabschluss oder Steuererklärungen eingeht.
Wenn schliesslich eine kurzfristig angesagte Steuerprüfung erfolgt und die Zahlen zudem nicht optimal sind (vielleicht ist die Firma sogar ein Sanierungsfall), kann eine Insolvenzverschleppung persönliche strafrechtliche Konsequenzen für Geschäftsführer und Aufsichtsrat nach sich ziehen.
Bis wann Jahresabschluss und Steuererklärungen abschliessen?
Spätestens im dritten Quartal eines jeden Jahres sollte deshalb das Vorjahr generell abgehakt und abgelegt sein. Profis vermerken sich dafür bereits zu Jahresanfang fixe Termine mit ausreichend Zeit in ihrem Terminkalender. Ausserdem sorgen sie während der üblichen Sommerflaute dafür, dass Jahresabschluss und Steuererklärungen erstellt, sowie Generalversammlungen formal richtig abgehalten werden. Bei grösseren Firmen werden spätestens im Januar die Jahres-Finanzkalender besprochen und selbst die Urlaubszeiten danach genehmigt. Im KMU Umfeld hilft häufig der externe Treuhänder dabei, diese Pflichten ordnungsgemäss zu erfüllen. Leider aber oft auch nicht.
Erfahrene Geschäftsführer wissen, dass die Jahresrechnung mit einer darauf aufbauenden Planung für das Folgejahr Sinn machen. Jahresrechnung und Budget können dadurch an der Generalversammlung präsentiert und gegebenenfalls diskutiert werden. Die Steuererklärung ist dann eigentlich nur noch ein Abfallprodukt. Es hat sich ebenfalls gezeigt, dass Firmen, die diese Abläufe von getaktetem Reporting und Planung als Standardprozess einhalten, deutlich erfolgreicher sind – insbesondere in Krisenzeiten.
Checkliste: Wie hoch ist Ihr Risiko in der Buchhaltung?
Stellen Sie sich folgende 10 Fragen, um Ihre individuelle Situation abzuschätzen:
Wir haben unseren Jahresabschluss 2014 fertig vorliegen.
Unsere Gesellschafterversammlung 2015 hat bereits stattgefunden.
Unsere Steuererklärung 2014 liegt bereits fertig bei der Steuerbehörde.
Wir haben alle Termine zur Meldung der Mehrwertsteuer in 2014 und 2015 eingehalten.
Es gab keine Rückfragen von Seiten der Steuerbehörden zu unseren Steuererklärungen.
Wir haben eine Finanzplanung in 2014 für 2015 erstellt.
Wir schauen mindestens quartalsweise, wo wir aktuell im Vergleich zur Planung stehen.
Wir machen regelmässige Hochrechnungen auf das Jahresende für Umsatz, Kosten, Ergebnis und Liquidität.
Wir hatten in den letzten 5 Jahren niemals kurzfristig finanzielle Engpässe.
Unser Geschäftsverlauf ist sehr stabil und für die nächsten 6 Monate können wir Umsatz und Kosten sehr genau absehen.
Wenn Sie mehr als 3 Fragen mit Nein beantwortet haben, sind Sie bereits einem erhöhten Risiko als Geschäftsführer ausgesetzt. Eine Veränderung Ihres Vorgehens bzgl. Buchhaltung, Abschlüssen, Planung und Steuern könnte Ihren Geschäftserfolg und Ihr persönliches Haftungsrisiko deutlich verbessern.
Wie nun weiter?
Sprechen Sie unbedingt mit Ihrem Treuhänder oder Ihrem Buchhalter. Wenn Sie Empfehlungen erhalten möchten, was im ICT-Reseller-Umfeld üblich, nötig und möglich ist, steht Ihnen das Team von ConcertoFinance gerne zur Verfügung. Wir helfen bei der Verbesserung Ihrer Prozesse und informieren Sie, wie Sie mit überschaubarem Aufwand Ihre individuelle Situation bereinigen.
Denn Buchhaltung und Controlling sind sehr wichtig, aber man sollte dabei pragmatisch bleiben. Daher bietet Concerto eine neue, speziell für den ICT-Reseller optimierte Dienstleistung: ConcertoFinance – die Treuhand-Branchenlösung. Gerne informieren wir Sie detailliert.
Ihr ConcertoFinance Team
